實(shí)驗(yàn)室管家分享：這些實(shí)驗(yàn)室采購制度你知道嗎？

[2017/8/8]

相信作為實(shí)驗(yàn)室管家，你應(yīng)該有跟我一樣的感受：每次采購都是比價(jià)比到心累，檢查是否重復(fù)購買檢查到心煩;而且采購量一多，就得花上成倍的心思，但是，由于采購的試劑耗材的質(zhì)量又會(huì)直接影響科研實(shí)驗(yàn)的成果，所以，又無法忽視其重要性。

那么，對(duì)于實(shí)驗(yàn)室的采購工作，究竟該如何才能有效地進(jìn)行呢?下面我就跟大家分享一下我們實(shí)驗(yàn)室的采購制度。

總則

為了加強(qiáng)對(duì)實(shí)驗(yàn)室物資采購的管理，進(jìn)一步規(guī)范實(shí)驗(yàn)室的采購工作，確保采購物資質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況，現(xiàn)制定本制度。

采購原則

1.比價(jià)、定點(diǎn)采購遵循公開、公平、公正的原則

所有科室所需的試劑耗材、儀器設(shè)備、勞保用品、辦公用品、及日常工作所需物品的購買，都應(yīng)由所需科室提出購買物資申請(qǐng),并由辦公室負(fù)責(zé)匯總。凡是能在定點(diǎn)采購的物品，要納入定點(diǎn)采購，不能列為定點(diǎn)采購的，按采購原則，進(jìn)行市場(chǎng)比價(jià)采購。

2.單一來源采購遵循公開、公平、擇優(yōu)的原則

凡采用單一來源采購方式(包括：定點(diǎn)采購)的，應(yīng)遵循公開、公平、擇優(yōu)的原則，按照權(quán)限由部門相關(guān)人員與申購單位共同確定供應(yīng)商。

3.按審批計(jì)劃進(jìn)行采購

所有可是所需的采購都必須是在審批計(jì)劃之內(nèi)的，不準(zhǔn)采購計(jì)劃外的物品。如若有未采購的，可以提到下次的采購計(jì)劃之中;若采購的東西是急需物資，那么也許當(dāng)天走審批計(jì)劃，然后等審批過后再進(jìn)行購買。

如何確定定點(diǎn)供應(yīng)商

1.根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研，認(rèn)真考察，貨比三家，以質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、售后服務(wù)好、質(zhì)量好、信譽(yù)好為原則，方能定為定點(diǎn)供貨單位。

2.每年進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)及供貨信譽(yù)考核，根據(jù)考核結(jié)果，確定或淘汰定點(diǎn)供應(yīng)商。

3.建立供貨商名錄，根據(jù)情況變化及時(shí)更新。對(duì)長期合作的供應(yīng)商，辦公室應(yīng)建立檔案，索取有效的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及各類相關(guān)的證照。并每年對(duì)供應(yīng)商做出評(píng)價(jià)。

4.建立《實(shí)驗(yàn)室采購物資臺(tái)賬》，要求記錄全面、準(zhǔn)確、真實(shí)。

采購程序

1.辦公室隨時(shí)了解中心各科室試劑耗材需求情況并確定中心所需用品采購計(jì)劃;各科室科長根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要，提出所需用品需求計(jì)劃，由辦公室統(tǒng)一匯總，填制《實(shí)驗(yàn)室物資采購申請(qǐng)審批表》并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字。

2.大宗儀器設(shè)備和固定資產(chǎn)采購，各部門因工作需要購置的，須先提出《采購申請(qǐng)單》注明用品名稱、規(guī)格、型號(hào)、用途等具體要求，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照下款采購原則進(jìn)行辦理。

3.按需求統(tǒng)一購買，采購工作要科學(xué)、合理、增強(qiáng)透明度。采購前，成立由主管部門組成的市場(chǎng)調(diào)查組，調(diào)查組須有三個(gè)或三個(gè)以上部門組成，成員不得少于三人。其職責(zé)是根據(jù)辦公室提交的已由單位領(lǐng)導(dǎo)審批的《實(shí)驗(yàn)室物資采購申請(qǐng)審批表》所涉及內(nèi)容，逐一詢質(zhì)問價(jià)，做好市場(chǎng)調(diào)查，貨比三家，力爭達(dá)到貨真價(jià)實(shí)、優(yōu)質(zhì)低價(jià)，最終確定被采購單位、價(jià)格、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并在《實(shí)驗(yàn)室物資采購申請(qǐng)審批表》上簽字確認(rèn)。報(bào)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，進(jìn)入購買程序。

驗(yàn)貨

1.所采購的辦公用品到貨后，由采購物品管理員進(jìn)行驗(yàn)收，經(jīng)核對(duì)(名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、質(zhì)量等)無誤后，簽字驗(yàn)收。

2.付款：

辦公室收到供貨單位發(fā)票后，須查驗(yàn)訂貨單位合同，核對(duì)所記載的發(fā)票內(nèi)容并在發(fā)票背面簽字認(rèn)可后，攜驗(yàn)收入庫單結(jié)算發(fā)票，交主管部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，做好登記，做到帳、卡、物一致，最后交財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。

保管

采購的試劑耗材或儀器設(shè)備入庫后，收發(fā)員/設(shè)備管理員按物品種類、規(guī)格、等級(jí)、存放次序、分區(qū)堆碼，不得混亂堆放，并由辦公室記賬員/設(shè)備管理員按送貨單序號(hào)和貨單內(nèi)容在辦公用品或設(shè)備收發(fā)存帳冊(cè)上進(jìn)行登記。收發(fā)員/管理員必須清楚地掌握辦公用品/設(shè)備庫存情況，經(jīng)常整理與清掃，必要時(shí)要實(shí)行防蟲、防火、防潮等保全措施。

采購紀(jì)律

1.參與物品采購的工作人員，不準(zhǔn)參加可能影響公平競(jìng)爭的任何活動(dòng);不準(zhǔn)收取供貨方任何名目的“中介費(fèi)”、“好處費(fèi)”;不準(zhǔn)在供貨方報(bào)銷任何應(yīng)由個(gè)人支付的費(fèi)用;不準(zhǔn)損害單位利益，徇私舞弊，為對(duì)方謀取不正當(dāng)利益。

2.物品采購過程中發(fā)生的“折扣”、“讓利”等款項(xiàng)，應(yīng)首先用于降低采購價(jià)格;確屬難以用于降低采購價(jià)格的，一律進(jìn)入財(cái)務(wù)帳內(nèi)，不得由部門坐收坐支，不得提成給經(jīng)辦人員。

3.對(duì)違反規(guī)定的行為，應(yīng)追究有關(guān)責(zé)任人紀(jì)律責(zé)任，由此造成的損失由責(zé)任人賠償，并按單位相關(guān)規(guī)定懲處。

小結(jié)

現(xiàn)如今，我們實(shí)驗(yàn)室在采購管理這一塊仍然采用的是較為傳統(tǒng)的方式，所以隨著實(shí)驗(yàn)室的不斷壯大，我在采購這一方面越來越力不從心了。不過慶幸的是，前不久實(shí)驗(yàn)室在嘗試使用試劑耗材管理軟件，i-Lab智慧實(shí)驗(yàn)室輔助管理。據(jù)說它可以在線申購、生成采購訂單并下單。相信等實(shí)驗(yàn)室普及使用的時(shí)候，采購工作的效率會(huì)大大提高很多!

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